WHeN NOTHING IS SURE EVERYTHING Is POSSBLE

PROMESSE -DMS

Het opslaan en altijd beschikbbaar hebben van documenten is zonder geavanceerd Document Management System niet meer te doen. Zowel de hoeveelheid documenten is toegenomen als de vorm is diverser. Niet alleen traditionele document bestanden als PDF, Word, Excel en Powerpoint en gescande papieren documenten moeten worden bewaard, ook mail berichten, video’s en geluidsopnamen zijn wenselijk te bewaren en eenvoudig terug te vinden.

ZOEKEN NAAR OPLOSSINGEN

Vandaag de dag is document opslag een combinatie van een mappen-structuur op een of meer servers, de emailboxen van de diverse gebruikers en eventueel Excel-bestanden om enigzins gegevens van documenten te registreren. Dat dit verre van optimaal is, behoeft geen betoog. Tevens zijn documenten vaak alleen beschikbaar wanneer met direct verbonden is met het bedrijfsnetwerk.

ORGANISATIE DOCUMENTEN VERANDERT DYNAMISCH OP MOMENT VAN OPVRAAG

Het Promesse-DMS is een State-Of-The-Art DMS en een volledig zelfstandig opererend systeem binnen de Promesse suite van producten. In het Promesse DMS kunnen alle relevante typen documenten worden opgeslagen en gecategoriseerd. Naast de traditionele documentbestanden, kunnen ook video-bestanden, muziek en andere opnamen, Emails en andere typen bestanden worden vastgelegd. Een document in het Promesse-DMS is eigenlijk elk bestand dat op een computersysteem kan worden opgeslagen. Dus geen verschillende systemen voor verschillende document- en bestandstypen.
Door het definieren van, al dan niet verplichte, kenmerken en vrije en vaste keuzewaarden is het categoriseren en terugvinden van documenten zeer eenvoudig en snel. Definieer kenmerken waarop u de documenten wenst te categoriseren, bijvoorbeeld Type document : Kontrakt, Handleiding, instructievideo, Verzekeringspolis, etc. U kunt ook uw Relaties koppelen aan het document. Het aantal mogelijkheden is eindeloos, alhoewel wij dat niet adviseren. Het DMS biedt als mogelijkheid ook een aantal standaard categoriseringen die u kunt aanpassen aan uw eigen situatie. Indien gewenst kunt u aan het document ook sleutelwoorden toekennen. Handig met het terugzoeken en aanvullend op de kenmerken.

SOMS ZIJN DOCUMENTEN MEER DAN ÉÉN

Sommige documenten kunnen veranderen, zoals offertes en technische tekeningen. Als deze bijvoorbeeld naar relaties worden gestuurd, kan het wenselijk zijn huidige versie te hebben, maar ook eerdere versies te kunnen raadplegen.

tel: +31 (0)88 1700 602      www.ais-groep.nl      info@ais-groep.nl      kvk: 67405320      Privacyverklaring

WHeN NOTHING IS SURE EVERYTHING Is POSSBLE
Het opslaan en altijd beschikbbaar hebben van documenten is zonder geavanceerd Document Management System niet meer te doen. Zowel de hoeveelheid documenten is toegenomen als de vorm is diverser. Niet alleen traditionele document bestanden als PDF, Word, Excel en Powerpoint en gescande papieren documenten moeten worden bewaard, ook mail berichten, video’s en geluidsopnamen zijn wenselijk te bewaren en eenvoudig terug te vinden.
Vandaag de dag is document opslag een combinatie van een mappen-structuur op een of meer servers, de emailboxen van de diverse gebruikers en eventueel Excel-bestanden om enigzins gegevens van documenten te registreren. Dat dit verre van optimaal is, behoeft geen betoog. Tevens zijn documenten vaak alleen beschikbaar wanneer met direct verbonden is met het bedrijfsnetwerk.
Het Promesse-DMS is een State-Of-The-Art DMS en een volledig zelfstandig opererend systeem binnen de Promesse suite van producten. In het Promesse DMS kunnen alle relevante typen documenten worden opgeslagen en gecategoriseerd. Naast de traditionele documentbestanden, kunnen ook video-bestanden, muziek en andere opnamen, Emails en andere typen bestanden worden vastgelegd. Een document in het Promesse-DMS is eigenlijk elk bestand dat op een computersysteem kan worden opgeslagen. Dus geen verschillende systemen voor verschillende document- en bestandstypen.
Door het definieren van, al dan niet verplichte, kenmerken en vrije en vaste keuzewaarden is het categoriseren en terugvinden van documenten zeer eenvoudig en snel. Definieer kenmerken waarop u de documenten wenst te categoriseren, bijvoorbeeld Type document : Kontrakt, Handleiding, instructievideo, Verzekeringspolis, etc. U kunt ook uw Relaties koppelen aan het document. Het aantal mogelijkheden is eindeloos, alhoewel wij dat niet adviseren. Het DMS biedt als mogelijkheid ook een aantal standaard categoriseringen die u kunt aanpassen aan uw eigen situatie. Indien gewenst kunt u aan het document ook sleutelwoorden toekennen. Handig met het terugzoeken en aanvullend op de kenmerken.
Sommige documenten kunnen veranderen, zoals offertes en technische tekeningen. Als deze bijvoorbeeld naar relaties worden gestuurd, kan het wenselijk zijn huidige versie te hebben, maar ook eerdere versies te kunnen raadplegen.